Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как выдавать деньги под отчет по новым правилам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Принят авансовый отчет может быть только в том случае, если к нему приложены документы, подтверждающие целевое использование денежных средств, выданных в подотчет. Например, при отправлении сотрудника в командировку ему выдаются средства на проезд, проживание. Он может отчитаться квитанциями, выданными в гостинице, приложить билеты на проезд до места командировки и обратно.
Какие документы приложить
Если сотрудник проживает в частном секторе, то допустимо приложить договор с собственником жилья, сдавшим помещение для проживания в аренду, и расписка в получении оплаты. В документах должно быть достаточно информации о физическом лице, оказавшем услугу, чтобы идентифицировать его личность.
Когда деньги выдаются на приобретение ТМЦ, то основанием служит накладная, кассовый и товарный чек.
Документы к авансовому отчету требования
2.2. Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств — на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.
Если «подотчетник» расплачивается за работы или услуги от своего имени, то НДФЛ из дохода гражданина он удерживать не вправе. Ведь налоговым агентом могут выступать только организации или индивидуальные предприниматели (п. 1 ст. 226 НК РФ). Но представляется возможным, что утверждение авансового отчета равносильно признанию, что гражданин получил доходы в результате отношений с компанией. В таком случае у компании возникает обязанность исчислить налог и сообщить в налоговый орган о том, что его невозможно удержать (п. 5 ст. 226 НК РФ). Например, командированный может расплатиться за ночлег с местным жителем. С точки зрения первоначального документального оформления это будет «в чистом виде» сделка граждан между собой.
Какой давности чеки можно принимать к авансовому отчету
- «Некачественные» документы
- Товарный чек — самостоятельный первичный документ
- Получение подотчетных сумм
- Требования к оформлению БСО
- Авансовый отчет: какие документы собрать и оформить подотчетнику
- БСО при оказании услуг
- Интересные публикации:
- Обязательные реквизиты товарного чека
- Памятка подотчетному лицу
- Пример заполнения авансового отчета по командировке и хозяйственным расходам в 2023 году
- Пример инструкции для подотчетника
- Виды документов для авансового отчета
- Интересные публикации:
- Возмещение работнику потраченных личных средств
- Авансовый отчет: что можно принять к учету
- Авансовый отчет без кассового чека в 2023 году
- Покупки у населения
- Расходы «подотчетника» без кассового чека
так как работник ездил в командировку не на служебной машине (контракта аренды автомобиля не было), то нет оснований и пичкать такового работника бензином. Бывает, что работник получил средства под отчет и позднее за их не отчитался или представил отчет позднее установленного срока. Не вижу оснований не применить такое положение вещей по аналогии и для случая командировки.
Нужно ли хранить отчеты онлайн-кассы
Обязанность по хранению фискальных накопителей после закрытия их архива лежит на предпринимателе. ФН нельзя уничтожать или выбрасывать в течение 5 лет. А нужно ли хранить отчеты, сформированные с помощью онлайн-кассы?
После внедрения новой кассовой дисциплины государство приняло решение отказаться от «бумажной волокиты». Фискальные документы в онлайн-режиме предприниматели передают в ФНС, в электронном виде они содержатся в памяти ФН, поэтому нет смысла хранить их бумажные аналоги.
Действителен ли товарный чек без кассового чека?
Рассмотрим, какие нюансы при этом следует учитывать. Требуется ли в принципе сопровождать авансовый отчет какими-либо документами? В п. 6.3 указаний ЦБ РФ от 11.03.2021 № 3210-У говорится, что соответствующий отчет должен быть предъявлен бухгалтеру либо руководителю фирмы вместе с «прилагаемыми подтверждающими документами», но не уточняется, какими именно.
ИП и организации должны использовать кассу при операциях с денежными средствами в наличной форме или расчетах платежными картами. Покупатель или клиент получает в момент внесения стоимости товара или услуги кассовый чек, созданный при помощи ККТ.
В зависимости от ситуации узаконенное наказание в виде денежной выплаты за несоблюдение установленных правил может заменяться предупреждением. Замена предупреждением имеет место быть в тех случаях, когда предприниматель не был привлечен к административной ответственности более ранним сроком, а также, если в ходе инспектирования не было обнаружено нарушений другого вида.
Кассовый чек применяется только в наличных и электронных расчетах. Безналичные расчеты предполагают использование других подтверждающих сделку документов. Кроме того, нормы ФЗ-54 об обязательном применении ККТ, несмотря на практически полный охват наличных и приравненных к ним торговых операций, содержат ряд исключений.
Это означает, что возможны два варианта документирования:
- товарный чек без дополнения к нему в виде кассового чека;
- товарный чек в комплекте с кассовым чеком.
Если расчеты ведутся в безналичной форме, товарный чек может входить в пакет документов, подтверждающих отгрузку, наряду с накладной, актом передачи ценностей, счетом-фактурой. Здесь он применяется без кассового чека, который смысла при безналичных расчетах не имеет.
В подавляющем большинстве наличных, приравненных к ним ФЗ-54 операций в настоящее время использование ККТ, а значит, и кассового чека, обязательно (если речь идет о БСО, то состав реквизитов и требования к этому документу практически идентичны). Кассовый чек может дополняться товарным, например, с целью более подробно расшифровать характер операции, состав продаваемого товара. Самостоятельно товарный чек не оформляется.
Некоторые категории налогоплательщиков освобождены от обязанности применения ККТ и оформления кассовых чеков при осуществлении соответствующих видов расчетов.
Кассовые чеки, в частности, могут не выбивать и ККТ не применять ИП, у которых нет работников – до 1.07.2021, независимо от системы налогообложения. При этом товары не должны перепродаваться, льгота распространяется только на собственное производство. В период временной работы без кассового аппарата предприниматель обязан выдавать по просьбе покупателя товарный чек, подтверждающий сделку.
Обратите внимание! Если покупатель не получил кассовый чек или кассовый чек утрачен, затраты все равно есть шанс подтвердить перед фискальными органами правильно оформленным товарным чеком. Таково мнение Минфина (письмо №03-01-15/52653 от 16/08/17).
- Кассовый и товарный чек – два разных документа, используемые для подтверждения сделок. Товарный чек может использоваться без кассового чека в пакете документов, подтверждающих безналичные расчеты и отгрузку по договору.
- В большинстве случаев при осуществлении наличных расчетов и оплате электронными картами продавец обязан предоставить покупателю кассовый чек. Товарный чек может быть выписан с ним в паре.
- Предприниматели, которые временно не используют ККТ, в соответствии с законодательством могут выдавать клиентам полностью заполненные товарные чеки.
- По мнению Минфина, если покупателю не выдан кассовый чек, он может подтвердить расходы по оплате товара товарным чеком, содержащим все необходимые реквизиты.
Особенности авансового отчета без кассового чека
Согласно определению, чек – это документ, на котором указывается конкретная сумма и размер денежных средств.
Исходя из причин регламентации данной суммы на бумаге выделяются два вида:
| Платежный | Бумага, подшитая в чековой книжке, специализированная для выдачи денег предъявителю со счета того гражданина, который выписал |
| Квитанции | Документальное подтверждение процедуры обмена товаров или услуг на денежные средства |
Дополнить авансовый отчет можно авиа- или ж/д билетом, талоном на питание и другими видами бланков строгой отчетности. Особенность БСО заключается в том, что составляется он только при предоставлении услуг — при продаже товаров бланк не предоставляют.
Единственное условие использования бланка строгой отчетности в авансовом отчете без чека — прилагаемый документ должен полностью соответствовать требованиям п. 3 Постановления № 359 от 6.05.08, а именно содержать следующие реквизиты:
- наименование (например, «Пассажирский билет», «Багажная квитанция» и т.д.);
- серию и номер;
- наименование организации, предоставляющей услугу, ее юридический адрес и ИНН;
- расшифровка предоставляемой услуги;
- дата оплаты услуги;
- ФИО, должность, подпись представителя организации;
- печать, при ее наличии.
Отчеты о выставках должны быть запрошены
Согласно новым правилам по счетам, сотрудники организации, направленные в командировку, должны в обязательном порядке заполнять отчет по своему счету. Это необходимо для получения аванса на командировочные расходы.
В заявлении необходимо указать цель командировки и предполагаемые расходы, такие как проживание, питание, транспорт и любые другие необходимые расходы в интересах организации. Сотрудник также должен определить сумму, которую он рассчитывает получить в качестве аванса.
Счета, выставляемые сотрудникам, должны соответствовать новым правилам, а командировочные расходы должны быть подтверждены отчетом о расходах. Если работник получает меньше суммы, полученной в качестве аванса, он обязан вернуть невыданные средства в соответствии с правилами организации.
Назначение авансового отчета
Авансовый отчет является важным инструментом регулирования расходов в части командировочных и учетных сумм. Его назначение — обеспечить прозрачность и контроль за использованием денежных средств, выданных сотрудникам организации на личные командировочные расходы.
Согласно новым правилам, сотрудники должны получать и заполнять авансовый отчет по командировочным расходам. Форма заполнения авансового отчета регламентируется должностным регламентом и командировочной декларацией.
Авансовый платеж позволяет сотрудникам использовать выданные деньги на личные нужды, связанные с командировками. Однако указанные расходы должны быть обоснованными и соответствовать правилам и условиям, принятым в данном учреждении.
Основное назначение авансового отчета — возмещение работнику расходов, представленных во время командировки. Сумма в авансовом отчете рассчитывается на основании сметы предполагаемых расходов и может включать расходы на проживание, питание, транспорт и другие необходимые расходы.
Если работник получает меньше суммы, указанной в предварительном отчете, он должен вернуть организации неполученные деньги. В противном случае, если сотрудник потратил больше суммы, указанной в отчете, необходимо вернуть дополнительную сумму.
Цель отчетности по вкладам — ответственное расходование средств, которое может контролироваться и прозрачно отслеживаться учреждением. Как организация, так и работник заинтересованы в том, чтобы указанные расходы соответствовали нормам и не превышали установленных лимитов.
Чем регулируется подотчет
Подотчетные расходы в организации регулируются новыми правилами, вступающими в силу в 2023 году. В соответствии с ними сотруднику организации можно будет получить деньги на расходы по поручению, но для этого необходимо будет соблюдать определенные условия и предоставить нужные документы.
Получение суммы подотчетных денег осуществляется по заявлению работника, в котором нужно подробно указать цели и сроки расходов. Деньги выдаются на платежный счет или на карту. Важно помнить, что подотчетные деньги должны быть использованы исключительно в интересах организации и не могут быть потрачены на личные нужды.
При получении суммы подотчетных денег работник обязан составить отчет о расходах и предоставить его в бухгалтерию. Отчет должен содержать все необходимые документы, подтверждающие факт проведения расчетов. Также следует учитывать, что неиспользованная часть подотчетных денег должна быть возвращена в организацию.
Как выдают деньги под отчет
Выдача денег под отчет осуществляется в соответствии с новыми правилами, которые вступят в силу с 2023 года. Согласно этим правилам, суммы, которые работник может потратить по подотчетному документу, можно либо перечислить на его банковскую карту, либо выдать в наличии.
Выплаты денег подотчетными картами регулируются перечислением денег на платежном поручении. Таким образом, работник может получить подотчетные средства, перечисленные на его карту, и использовать их для личных расходов в интересах организации.
Если работник хочет получить деньги под отчет в наличии, он должен написать заявление о выдаче подотчетных средств и сдать его в бухгалтерию. После этого деньги могут быть выданы наличными в соответствии с утвержденной суммой.
В случае использования подотчетной карты работник должен быть внимателен, потому что средства, полученные на карту, могут быть блокированы до предоставления отчета о расходовании средств. Если работник не предоставит отчет в установленный срок, возможны проблемы с дальнейшей выдачей подотчетных денег.
Таким образом, новые правила обязывают работников более ответственно относиться к деньгам, полученным в рамках подотчета. В случае нарушения правил использования подотчетных средств, работник может быть обязан вернуть деньги или компенсировать их потерю.
Срок Давности Чеков Для Авансового Отчета 2021
Кроме того, сможете ли вы принять к вычету «входной» НДС, зависит о вида первичных документов. Давайте посмотрим, какие документы работник должен приложить к авансовому отчету. Работник купил мелочевку в магазине.
Расскажем, по каким правила нужно составлять авансовый отчет и как его проверить. А также напомним, какие документы вместе с отчетом должен представить работник. Форму документа можно разработать самостоятельно. Например, взяв за основу форму АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2021 № 55) и убрать из нее все лишнее.
Ранг: Светоч мысли Регистрация: 7/6/2021Сообщений: 2,737Благодарностей: 1,900Откуда: Одесса Lumix пишет: marinesko пишет: -Latka-, спасибо, до сегодня делала также.но вот прочитала одну консультацию и как молотком по голове ) Интересно, что это за консультация такая? Сбросьте почитать, пожалуйста.
От себя добавлю, что похоже за неделю оформлять чеки в одном ав. отчете, ничего нет страшного, главное, если Вы на общей системе, до конца года верните директору всЁ, чтобы эти суммы не стали в доход Ранг: Светоч мысли Регистрация: 3/14/2021Сообщений: 3,938Благодарностей: 2,720Откуда: Харьков Вставлю свой пятак… 1. Сотрудник может приложить к авансовому отчёту чеки за любые даты… Никем и ничем это не запрещено. Лишь бы по чекам в один день от одного поставщика не было больше 10 тыс. и было связано с хоз. деятельностью… А если у меня водитель дальнобойщик… и из поездки возвращается через три недели, а топливо покупает за наличные типа свои… И какая же у него в таком случае физическая возможность отчитаться день в день? 2. О предельных сроках компенсации ему этих расходов есть даже письмо Миндоходов.
87 При выполнении определенных условий торговая организация, реализующая товары в розницу, должна применять специальный налоговый режим в виде уплаты ЕНВД. Но покупатель может оплатить товар и безналичным путем.
Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах.
Срок отчета по подотчетным суммам
Исправления должны быть заверены подписью сотрудника, оформившего документ. Также требуется расшифровать исправление.
Закон № 290-ФЗ внес и другие основания для привлечения к ответственности за нарушения в применении ККТ.
Ни в одном из технических требований к кассовым аппаратам не упоминается о том, что на чеке необходимо указывать размер НДС.
Конкретные лимиты устанавливаются руководителем компании или ИП в виде отдельного распоряжения/регламента. При определении лимита следует руководствоваться формулами, описанными в Положении ЦБ России №373-П.
Работа с применением контрольно-кассовой техники регламентируется Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее – Закон).
При реализации товаров (работ, услуг) за наличный расчет, а также с использованием банковских карт, организации и ИП должны применять ККТ (п. 1 ст. 1.2 Закона).
Правда, в некоторых случаях можно обойтись без кассового аппарата на вполне законных основаниях. Так, к примеру, ИП, сдающие в аренду принадлежащие им жилые помещения, не обязаны применять ККТ (п. 2 ст. 2 Закона). Кроме того, ИП на ПСН, а также плательщики ЕНВД вправе в отдельных случаях работать без кассовых аппаратов вплоть до 01.07.2019 г., но при условии выдачи по требованию покупателя документа, подтверждающего прием денежных средств (товарного чека, квитанции или другого документа) (ч.7.1 ст.7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ). А организации и ИП, выполняющие работы, оказывающие услуги населению (за исключением имеющих работников организаций и ИП, оказывающих услуги общественного питания), вправе не применять ККТ также до 01.07.2019 при условии выдачи БСО (ч.8 ст.7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ).
Условно можно выделить несколько основных правил работы с ККТ:
— ККТ должна соответствовать определенным требованиям (ст. 4 Закона). К таким требованиям, в частности, относится наличие корпуса, заводского номера, часов реального времени, исправность аппарата;
— ККТ нужно зарегистрировать в налоговой инспекции, а в некоторых случаях необходимо перерегистрировать кассовый аппарат или снять его с учета (ст. 4.2 Закона). Стоит отметить, что законодательством не установлен срок подачи заявления в ИФНС для регистрации ККТ, но логично предположить, что зарегистрировать аппарат нужно до начала его использования;
— организация/ИП при реализации товаров (работ, услуг) за наличные обязана выдавать покупателю кассовый чек, а в случае, когда ККТ можно не применять, — бланк строгой отчетности. При этом к данным документам предъявляются определенные требования (ст. 4.7 Закона).
Подотчет — это денежные средства, которые организация выдает своим сотрудникам для оплаты товаров, работ, услуг, иных расходов в интересах компании. Порядок выдачи денег в подотчет регулируется пунктом 6.3 Указания ЦБ РФ 3210-У от 11.03.14. Деньги под отчет выдаются либо по заявлению работника, либо по распоряжению руководителя компании. В документе-основании указывают:
- ФИО и должность сотрудника;
- цель выдачи;
- сумма;
- на какой срок выдаются деньги подотчетному лицу.
По истечении периода, на который были получены денежные средства, сотрудник должен:
- либо в течение трех дней представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет;
- либо вернуть неизрасходованные суммы.
Если сотрудник в день, когда наступил срок возврата подотчетных сумм, отсутствует на рабочем месте, он должен отчитаться после возвращения на работу тоже в течение трех дней.
К авансовому отчету (его форму можно разработать и утвердить самостоятельно или использовать унифицированную № АО-1, утвержденную Госкомстатом) необходимо приложить подтверждающие расходы документы. Срок давности чеков для авансового отчета законодательством не установлен.
До внесения изменения в Указание 3210-У в августе 2017 года выдача нового подотчета допускалась только при полном погашении задолженности по ранее полученным суммам. Это приводило к тому, что в случае невозможности представления отчета (например, человек был в командировке) работнику приходилось тратить личные средства, с последующим возмещением. 19 августа 2017 года Указанием 4416-У данное требование было аннулировано.
Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
- печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
- в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
И самое главное: квитанция к ПКО подтверждает только факт оплаты. Подтвердить с ее помощью вид расходов, к примеру, наименование приобретенных ТМЦ, услуг проблематично. Поэтому помимо квитанции к приходнику к авансовому отчету должен прилагаться документ о виде понесенных расходов: товарная накладная, акт и т.п.
Пример оформления формы КО-1 смотрите в материале «Приходный кассовый ордер — бланк и образец».
Кто и когда должен заполнить авансовый отчет
В общих словах, авансовый отчет – это документ, который подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица и выданных в качестве аванса. В нем лицо, получившее денежные средства (независимо от цели), указывает:
- сумму, полученную под отчет,
- фактически произведенные расходы, а также
- остаток либо перерасход денег.
Причем к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие соответствующие траты.
Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание № 3210-У). Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о командировках).
Для начала давайте разберемся, кому необходимо составлять авансовый отчет. В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания № 3210-У его должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет:
- В первую очередь это работники организации. Причем абсолютно любые, начиная от секретаря, которому деньги могут понадобиться на покупку канцелярских товаров или кофе с печеньем, и заканчивая руководителем компании, отправляющимся в командировку на обсуждение долгосрочного договора.
- И, наконец, это могут быть физические лица, заключившие с компанией гражданско-правовой договор (например, договор оказания услуг или подрядный договор). В обиходе их называют внештатными сотрудниками, поскольку они работают на организацию, не состоя в ее штате. Согласно письму Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859 при заполнении авансового отчета они приравниваются к работникам компании. В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками.
Документы к авансовому отчету требования
В кассовых документах исправления не допускаются. Это правило распространяется на «самодостаточные» товарные чеки и БСО. Если в этих формах допущена ошибка, их нужно оформлять заново. Практика показывает, что безупречное оформление товарных чеков и БСО — скорее исключение, нежели правило. Случается даже, что командированные работники предъявляют в бухгалтерию БСО несуществующих гостиниц. Некачественные документы порождают налоговые риски. Можно ли по этим соображениям не принять авансовый отчет? Такой подход влечет списание затрат за счет работника.
4) при покупке товаров (работ, услуг) у оптового продавца — кассовый чек, товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ), счет-фактура (если в чеке, накладной или акте выделен НДС), корешок доверенности на получение ТМЦ по форме N М-2 (если она оформлялась);