Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сдать отчетность по сотрудникам за 2022 без нарушений». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В 2023 году на место отдельных фондов пенсионного и социального страхования пришёл единый Социальный фонд. В связи с этим изменился состав отчётности, которую сдают по сотрудникам. Форма ЕФС-1 включает два раздела. Первый раздел разделён на самостоятельные подразделы. Второй раздел целиком отведён под взносы на травматизм.
Кадровые отчёты в службу занятости в 2023 году
Отправляя отчётность в центр занятости в 2023 году, работодатель сообщает о свободных вакансиях и квотируемых рабочих местах для инвалидов. Эти виды отчётов сдаются ежемесячно, а требования к их оформлению, срокам и порядку сдачи зависят от региона.
В 2023 году работодатели подают в Центр занятости следующие отчёты:
- о принятии решения о ликвидации компании, прекращении деятельности ИП, сокращении штата или численности (приложение 1 к приказу Минтруда России от 26.01.2022 № 24; п. 2 ст. 25 Закона РФ № 1032-I);
- о введении режима неполного рабочего времени (приложение 2 к приказу № 24; п. 2 ст. 25 Закона РФ № 1032-I);
- о введении режима простоя и приостановке производства — с 1 января 2023 года (приложение 3 к приказу № 24; п. 2 ст. 25 Закона РФ № 1032-I);
- об организации дистанционной работы — с 1 января 2023 года (приложение 4 к приказу № 24);
- об отпусках без сохранения заработной платы — с 1 января 2023 года (приложение 5 к приказу № 24);
- о применении процедуры банкротства (приложение 6 к приказу № 24; п. 3 ст. 25 Закона РФ № 1032-I);
- о квотировании рабочих мест для инвалидов и создании специально оборудованных рабочих мест (приложение 7 и приложение 8 к приказу № 24; п. 3 ст. 25 Закона РФ № 1032-I);
- о трудоустройстве гражданина, направленного от ЦЗН (п. 5 ст. 25 Закона РФ № 1032-I; приложение 6 к приказу Минтруда России от 20.10.2021 № 738н).
Некоторые кадровые отчеты сдаются нерегулярно, либо порядок их предоставления имеет особенности. ФЗ-1032-1 от 19/04/91 «О занятости» (ст. 7.1) дает полномочия региональным властям принимать программы трудоустройства молодежи, устанавливать соответствующие квоты, значит, может возникнуть необходимость отчитываться в администрацию.
Раз в несколько лет Росстат предлагает сдать некоторые отчеты (например, форма № 1-кадры, сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке, сдается раз в 3-4 года и др.). Субъекты малого предпринимательства сдают некоторые формы либо раз в 5 лет, либо по выборке Росстата. Орган статистики обычно уведомляет фирму о необходимости предоставления отчета (ФЗ-209 от 24/07/07 ст. 5).
В МВД отчитываются в течение 3-х дней, если на работу принят иностранец либо уволен. Форма договора — ГПХ или трудовой — не играет роли (приказ № 363 от 04/06/19).
Служба занятости должна быть уведомлена за 2 месяца, если фирма ликвидируется или предстоит сокращение штата. Если ИП прекращает работу, срок 2 недели. О введении режима неполного рабочего времени, приостановке производства также сообщают в службу занятости (ФЗ «О занятости», ст. 25) не позднее 3-х дней после введения режима.
В случае забастовки в организации Росстат потребует заполнить и сдать форму № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы». Форма месячная, действует с начала текущего года.
Декларация по налогу на прибыль (при ежеквартальной сдаче отчетности)
Декларацию по налогу на прибыль должны представить по итогам года, а также по итогам каждого отчетного периода (п. 1 ст. 289 НК РФ). Срок сдачи годовой декларации для всех организаций одинаковый – не позднее 25 марта года, следующего за истекшим.
Сроки сдачи декларации за отчетный период, как правило, зависят от способа уплаты авансовых платежей по налогу на прибыль. Это следует из п. п. 3, 4 ст. 289 НК РФ. При ежеквартальной сдаче отчетности в 2024 году сроки следующие:
| За 2023 г. | 25.03.2024 |
| За I квартал 2024 г. | 25.04.2024 |
| За I полугодие 2024 г. | 25.07.2024 |
| За 9 месяцев 2024 г. | 25.10.2024 |
| За 2024 г. | 25.03.2025 |
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур заполняют посредники, которые получают или выставляют счета-фактуры. На основании полученных от посредников журналов ИФНС контролируют, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, комитентами при продаже товаров, суммам налога, которые покупатели этих товаров принимают к вычету. Помимо этого инспекторы проверяют, соответствуют ли суммы вычетов, заявленные комитентами по приобретенным для них товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.
Сроки сдачи журналов полученных и выставленных счетов-фактур в 2024 году следующие:
| За IV квартал 2023 г. | 22.01.2024 (20 января – суббота) |
| За I квартал 2024 г. | 22.04.2024 (20 апреля – суббота) |
| За II квартал 2024 г. | 22.07.2024 (20 июля – суббота) |
| За III квартал 2024 г. | 21.10.2024 (20 октября – воскресенье) |
| За IV квартал 2024 г. | 20.01.2025 |
Данная форма – обязательный расчет по страховым взносам от профессиональных заболеваний и травм на производстве. В него же заносят сведения о медосмотрах и спецоценке рабочих мест.
Отчет сдают юридические лица и ИП, которые привлекали к работе сотрудников по трудовым договорам или договорам ГПХ (если сам договор ГПХ предусматривает страхование исполнителя). ИП без сотрудников сдают 4-ФСС только в том случае, если платят страховые взносы за себя в добровольном порядке.
Документ сдают в ФСС по месту жительства ИП или по месту нахождения юридического лица:
- в бумажном варианте по итогам года – до 20 января 2023 года;
- в электронном виде – до 25 января 2023 года (документ подается исключительно в электронном виде, если количество застрахованных лиц превышает 10 человек).
Отчетность в военкомат
Каждая организация, государственная или муниципальная, обязана вести воинский учет, то есть учитывать трудоустроенных призывников или военнообязанных граждан в установленном порядке (постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719). Ответственность за организацию воинского учета несет работодатель.
Индивидуальный график сдачи отчетности кадровика в военкомат:
|
Наименование формы |
Примечание |
Сроки сдачи |
|---|---|---|
|
Извещение в военный комиссариат о списках принятых и уволенных сотрудников |
Сведения о движении военнообязанных сотрудников в бюджетном учреждении |
В течение 14 дней с момента наступления даты увольнения или принятия на работу |
|
Списки работников, состоящих на ВУ и не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете |
Предоставляется по индивидуальному запросу военного комиссариата |
В течение 14 дней с момента получения запроса |
Информация для центра занятости, предоставляемая ежемесячно
Один раз в месяц предоставляется кадровая отчетность в государственные органы службы занятости населения.
|
Наименование |
Примечание |
|---|---|
|
Информация о проведении процедуры несостоятельности (банкротства) в отношении работодателя |
Единой формы отчетности не предусмотрено. Но региональные представители ЦЗН вправе рекомендовать собственные формы отчетов. Уточните в территориальном отделении ЦЗН, есть ли действующие формуляры. Также региональный ЦЗН вправе установить индивидуальный срок подачи информации |
|
Сведения об инвалидах для осуществления содействия занятости и профессиональной реабилитации |
Какая ответственность предусмотрена
За нарушение обязательств по предоставлению отчетности в СФР грозят штрафы: 500 рублей — за каждое застрахованное лицо. Налоговики накажут на 200 рублей за один непредоставленный документ.
За непредоставление сведений в военный комиссариат предусмотрены другие размеры штрафов: от 300 до 1000 рублей, в зависимости от классификации административного правонарушения (21.1–21.5 КоАП).
Штрафы за срыв сроков сдачи статотчетности регламентированы статьей 13.19 КоАП: от 50 000 до 70 000 рублей — на организацию и от 20 000 до 30 000 рублей — на руководителя.
Если кадровик нарушит сроки предоставления отчетности в остальные контролирующие органы, то госучреждению грозят штрафные санкции в виде:
- дисциплинарного взыскания (предупреждение или выговор) на ответственного работника (руководитель или кадровик);
- штрафа: на должностное лицо — от 300 до 500 рублей, на юридическое лицо — от 3000 до 5000 рублей.
Такие нормы содержит статья 19.7 КоАП.
Персонифицированные сведения
Персонифицированные сведения о физических лицах. Таблица 2.
|
За какой период представляется
|
Крайний срок представления отчетности |
|
За январь 2023 года |
27.02.2023 (25 февраля – суббота) |
|
За февраль 2023 года |
27.03.2023 (25 марта – суббота) |
|
За март 2023 года |
25.04.2023 |
|
За апрель 2023 года |
25.05.2023 |
|
За май 2023 года |
26.06.2023 (25 июня – воскресенье) |
|
За июнь 2023 года |
25.07.2023 |
|
За июль 2023 года |
25.08.2023 |
|
За август 2023 года |
25.09.2023 |
|
За сентябрь 2023 года |
25.10.2023 |
|
За октябрь 2023 года |
27.11.2023 (25 ноября – суббота) |
|
За ноябрь 2023 года |
25.12.2023 |
|
За декабрь 2023 года |
25.01.2024 |
Сведения о взносах на травматизм
Сведения о взносах на травматизм передаются следующим образом.
Таблица 5.
|
За какой период представляются |
Крайний срок представления отчетности |
|
За I квартал 2023 года |
25.04.2023 |
|
За I полугодие 2023 года |
25.07.2023 |
|
За 9 месяцев 2023 года |
25.10.2023 |
|
За 2023 год |
25.01.2024 |
Таблица: сроки сдачи отчетности за 4 квартал 2022 года в 2023 году
|
Отчетность |
Отчетный период |
Срок сдачи отчетности |
|
СЗВ-ТД |
Декабрь 2022 год |
16 января 2023 |
|
СЗВ-М |
Декабрь 2022 год |
16 января 2023 |
|
4-ФСС на бумаге |
IV квартал 2022 год |
20 января 2023 |
|
4-ФСС электронно |
IV квартал 2022 год |
25 января 2023 |
|
Декларация по НДС |
IV квартал 2022 год |
25 января 2023 |
|
РСВ |
2022 год |
25 января 2023 |
|
6-НДФЛ |
2022 год |
27 февраля 2023 |
|
СЗВ-СТАЖ |
2022 год |
01 марта 2023 |
|
Декларация по налогу на прибыль |
2022 год |
27 марта 2023 |
|
Декларация по ЕСХН |
2022 год |
27 марта 2023 |
|
Декларация по налогу на имущество |
2022 год |
27 марта 2023 |
|
Декларация по УСН (сдает юридическое лицо) |
2022 год |
27 марта 2023 |
|
Бухгалтерская отчетность |
2022 год |
31 марта 2023 |
|
Декларация по УСН (сдает индивидуальный предприниматель) |
2022 год |
25 апреля 2023 |
Какие данные включает отчетность по кадрам
Отчетность по кадрам представляет собой документ, который содержит информацию о сотрудниках и их работе на предприятии. Этот отчет обязательно должен быть подготовлен и предоставлен в соответствии с установленными правилами до определенного срока.
Данные, включенные в отчетность по кадрам, включают в себя:
1. Информацию о сотрудниках: это включает перечень сотрудников, их ФИО, даты рождения, пол, место жительства, контактные данные.
2. Штатное расписание: отчетность должна содержать информацию о количестве и категориях должностей на предприятии, а также количество сотрудников, которые занимают эти должности.
3. Кадровые перемещения: отчетность также включает информацию о перемещениях сотрудников внутри предприятия, таких как назначение на должность, перевод на другую должность, увольнение и пр.
4. Работа с персоналом: отчетность описывает также деятельность предприятия в области работы с персоналом, включая обучение, курсы повышения квалификации, порядок премирования, отпусков, больничных и других социальных льгот для сотрудников.
5. Трудовые договоры: в отчетности должна быть представлена информация о всех заключенных трудовых договорах с сотрудниками.
6. Заработная плата: отчетность включает информацию о размере заработной платы сотрудников, а также данные о начислениях и удержаниях.
Все данные, предоставленные в отчетности по кадрам, должны быть точными и актуальными. Отчетность важна для контроля и анализа работы предприятия и является обязательной для представления в установленные сроки.
Сроки сдачи отчетов: когда и как подать налоговые декларации
Сроки сдачи налоговых деклараций определяются законодательством и зависят от вида источника доходов.
Согласно действующему законодательству, для физических лиц основной срок подачи налоговых деклараций устанавливается на 30 апреля года, следующего за налоговым периодом.
Юридические лица должны подать налоговую декларацию ежеквартально, до 20 числа месяца, следующего за отчетным.
Индивидуальные предприниматели должны сдавать налоговые декларации ежемесячно, не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным.
Для налоговых нерезидентов зависит от условий налогообложения и сроков нахождения в Российской Федерации. В общем случае, налоговая декларация должна быть подана не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным.
Важно отметить, что в случае невыполнения сроков сдачи налоговой декларации предусмотрены штрафы и иные санкции в соответствии с законодательством.
Дополнительные отчеты, которые нужно будет сдавать
На ряду с основными отчетами, которые предприятия должны сдавать, в 2024 году введены новые дополнительные отчеты. Они содержат более детальную информацию о кадровых процессах и состоянии кадрового состава.
Отчет по профессиональному обучению – в этом отчете необходимо указать все виды профессионального обучения, которые прошли сотрудники в течение года, а также результаты обучения и его влияние на результативность работы.
Отчет по оценке перспективы карьерного роста – здесь необходимо оценить каждого сотрудника с точки зрения его качеств и профессионального потенциала, а также указать планы по его развитию и возможность карьерного роста.
Отчет по резервному кадровому фонду – в этом отчете предприятие должно указать количество и квалификацию сотрудников, которые могут быть задействованы в случае необходимости замещения высококвалифицированных должностей.
Отчет по работе с персоналом с ограниченными возможностями – в этом отчете предприятие должно указать информацию о тех сотрудниках, у которых есть какие-либо физические или интеллектуальные ограничения, а также о мероприятиях, предпринимаемых предприятием для адаптации рабочих мест и обучения такого персонала.
Сведения о заработной плате и стаже
Для предоставления информации о заработной плате и стаже необходимо использовать соответствующие документы, такие как трудовые договоры, приказы о заработной плате, заработные ведомости, трудовые книжки и т.д. Важно указывать точные суммы заработной платы за определенный период времени и даты начала и окончания работы сотрудника в организации.
Сведения о заработной плате и стаже также могут быть представлены в виде списка работников с указанием их идентификаторов, должностей, уровня заработной платы и стажа работы. Этот список может быть оформлен в виде таблицы с соответствующими столбцами, что облегчит его восприятие и анализ.
При подготовке сведений о заработной плате и стаже необходимо учитывать требования законодательства и внутренних правил организации. Сведения должны быть достоверными и актуальными, а также соответствовать установленным форматам и срокам предоставления отчетности.
Важно отметить, что сведения о заработной плате и стаже являются конфиденциальными и должны обрабатываться с соблюдением требований по защите персональных данных. Организация обязана обеспечить надежную защиту информации и предотвратить ее несанкционированный доступ.
Законы, регулирующие персональные данные
1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»
Данный закон является основным нормативно-правовым актом, определяющим порядок обработки и защиты персональных данных в Российской Федерации. Он устанавливает обязанности операторов по обработке персональных данных, основные права субъектов персональных данных, а также процедуры получения согласия на обработку персональных данных.
2. Федеральный закон от 15 июля 2015 г. № 242-ФЗ «О внесении изменений в Закон Российской Федерации «О персональных данных»
Этот закон вносит ряд изменений в основной закон о персональных данных. Он расширяет права субъектов персональных данных, устанавливает новые требования к операторам по обработке персональных данных и вводит понятие «анонимизированные персональные данные».
3. Постановление Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»
Это постановление устанавливает конкретные требования к защите персональных данных при их обработке в информационных системах. Оно определяет обязательные меры по обеспечению безопасности персональных данных и правила их технической защиты.
Важно помнить, что незнание законов не освобождает от ответственности. Правильное и законное обращение с персональными данными – залог сохранности информации и защиты прав субъектов персональных данных.