Обязательные журналы отдела кадров в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные журналы отдела кадров в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Это требование п. Пока, к сожалению, нет подробной информации, в какие сроки и в какой форме подавать эти сведения. Не упускайте этот вопрос из вида, отслеживайте подзаконные акты, потому что за непредоставление информации можно попасть на штрафы ст. Федеральный закон об ЭДО в трудовых отношениях В 2021 году появился закон о кадровом электронном документообороте. Если говорить об общих правилах, то вы должны будете уведомить своих сотрудников и взять с них форму согласия о переходе на ЭДО. Есть документы, которые нельзя переводить в ЭДО, например приказ об увольнении.

Действие 1. Утверждение графика отпусков

Оценивать эффективность сотрудников и рассчитывать заработную плату можно в программе Класс365. Она позволяет полностью контролировать отдел продаж и работу каждого менеджера, управлять взаимоотношениями с клиентами, вести продуктивную работу с лидами, а также повышать эффективность работы сотрудников.
Поскольку в Трудовой кодекс периодически вносятся изменения, актуализировать нужно и локальные акты организации.

Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения.

К вам могут приходить устраиваться на работу лица, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки на прошлом месте работы, свидетельствовать об этом будет сделанная в ней запись.

Разъяснения по этому вопросу приведены Минтрудом России в Письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.

Отчет следует подавать независимо от того, ведется ли на работника электронная трудовая книжка, или привычная бумажная.

Должностная инструкция может быть отдельным документом или являться приложением к трудовому договору. В первом варианте руководителю достаточно приказом утвердить редактирование, внести правки, ознакомить с ними кадровика. Последний должен подписать новый документ.

Кроме того, работодатель получил право уволить сотрудника, который два рабочих дня без уважительной причины не выходит на связь.

Журналы учета кадровых документов на бумажных носителях

Чуть менее строго следует отнестись к журналам учета кадровых документов, которые нужно вести на бумажных носителях . Это те журналы, форма которых требует собственноручной подписи работников организации. Например, журнал учета трудовых договоров, прямо в котором работник расписывается в получении своего экземпляра договора на руки (пример 1).

Отметим, что обязанность вести журнал учета трудовых договоров трудовым законодательством не установлена. Но на практике договоры учитываются: это необходимо для идентификации. Обычно журнал бумажный, потому что в нем сразу же расписывается работник в получении своего экземпляра. Если бы журнал регистрации трудовых договоров был электронный, то все равно пришлось бы заводить бумажную форму для подписи в получении. Поэтому чаще всего он на бумажном носителе. Нумерацию и прошивку бумажных журналов можно назвать практикой делового оборота. Так делает большинство работодателей, хотя обязанности подобной нет.

Пример 1. Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2023 — скачать или разработать самостоятельно?

Инструкция по кадровому учету нормативно не утверждена, поэтому рекомендуется при ведении кадрового учета и документооборота руководствоваться ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденным приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и вступившим в силу с 1 марта 2014 г.

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству нет, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового делопроизводства и учета в бизнесе. Благодаря этому пошаговому плану легко наметить последовательность действий и сориентироваться в объеме работ.

Рекомендуем ознакомиться с приведенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет организовать личные данные с нуля. В дальнейшем на основе изученного материала вы сможете разработать собственный план действий и следовать ему.

Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года

Напомним, что работникам нет необходимости каждый год писать заявления на предоставление стандартных вычетов по НДФЛ на себя, детей и студентов. Вам достаточно получить одно заявление, которое и будет являться основанием для предоставления вычетов в течение нескольких лет.

В новом году написать заявление следует только работникам, у которых:

• в заявлении прошлого года указан конкретный налоговый период — календарный год;
• изменились обстоятельства получения вычета, например, 18-летний ребенок стал студентом, родился еще один ребенок.

А вот справку с места учебы для получения вычета на студента работник должен предоставлять ежегодно, в ней должны быть указаны период и форма обучения (Письмо Минфина от 21.07.2020 № 03-04-05/63596).

В начале года кадровику надо собрать заявления на стандартные вычеты с сотрудников:

• указавших в заявлении прошлого года налоговый период — 2020 год;
• у которых изменились обстоятельства получения вычета;
• устроившихся к вам на работу в новом году.

С тех, кто придет к вам на работу не с начала года, кроме заявления и обычных документов подтверждающих право на вычет, надо справку о доходах с предыдущего места работы.

«>

В прошлом году утвердить график отпусков следовало до 17 декабря 2020 (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В графике отпусков надо было указать всех работников, которые состояли с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения, даже тех, кто уволился до конца года (Письмо Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

Работодатель не обязан вносить изменения в утвержденный график отпусков при приеме новых работников, поскольку такой порядок трудовым законодательством не установлен, а отсутствие таких изменений не может являться основанием для привлечения к административной ответственности.

На практике этот вопрос решается двумя способами:

• никакие изменения в действующий график отпусков не вносятся, а новый работник при желании уйти в отпуск просто пишет заявление о предоставлении отпуска и согласовывает его с руководителем (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
• к действующему графику отпусков оформляется приложение по унифицированной форме № Т-7 куда включаются сведения об отпусках новых работников. Приложение утверждается в том же порядке, что и график.

Вы можете закрепить выбранный вами способ в локальном правовом акте, но делать это не обязательно, так как это право, а не обязанность работодателя.

Документы для личного дела работника и его формирование

После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет.

Однако прежде, чем передать дело на хранение после увольнения работника, оттуда следует изъять копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Эти данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении. На них также составляются описи.

Из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера.

При передаче дел в архив, если они небольшие, допускается сшивать их в «наряды». В этом случае составлять внутренние описи к каждому личному делу не обязательно. Но в начале наряда необходимо поместить общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел – после обложки.

* * *

Остается отметить, что если вы решили оформлять на работников личные дела, то для начала желательно установить порядок их формирования, хранения, использования и защиты локальным актом организации. Кроме этого, возможно, придется приобрести специальные шкафы или сейфы. Ну и конечно, не следует забывать о том, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, и к организации могут быть применены меры административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ, согласно которой обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями их сбора, влечет предупреждение или наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 руб., на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Изменения в трудовом законодательстве в 2022 году

Рассматривается законопроект № 1256989-7, согласно которому планируется, что с 1 сентября 2022 года управлять легковыми такси и общественным транспортом смогут только те лица, у которых нет судимости за некоторые виды преступлений.

Соответствующие корректировки будут внесены в гл. 51 ТК РФ.

Сотрудники обязаны до 1 марта 2023 года подать работодателю справку об отсутствии (наличии) судимости и (или) факта уголовного преследования. При невыполнении данного требования работодатель обязан отстранить работника от выполнения трудовых обязанностей.

О таких требованиях должны знать компании и ИП, осуществляющие коммерческие перевозки или перевозки для своих целей автобусами и грузовиками.

До 1 января 2027 года к таким работникам будет предъявляться больше требований, которые закреплены в Приказах Минтранса от 31.07.2020 г. и от 29.07.2020 г. № 264.

К примеру, водители легковых автомобилей должны понимать, как оказывать помощь при посадке и высадке пассажиров, в т.ч. при использовании специальных устройств для инвалидов.

На основании требований регламентируются новые правила профотбора и обучения работников, чья трудовая деятельность основана на эксплуатации автомобилей.

В соответствии с Постановлением Правительства от 14.09.2021 г. № 1552 с 25 сентября 2021 года действует обновленный порядок исчисления среднего заработка.

Установлено, что средний заработок рассчитывается делением доходов человека, на которые начислены страхвзносы на ОПС за расчетный период, на число месяцев в этом же периоде.

При этом учитываются такие виды выплат для исчисления:

• зарплата, начисленная по ставкам и тарифам, по сдельным расценкам и т.п.;
• зарплата в натуральной форме;
• разница в должностных окладах сотрудников, которые перешли на нижеоплачиваемую работу с сохранением размера должностного оклада по предыдущему месту работы;
• надбавки и доплаты;
• премии и вознаграждения.

Если у работодателя среднесписочная численность сотрудников от 25 чел. и больше, а также если юрлицо имеет в уставном капитале долю участия РФ, субъектов РФ или муниципального образования, то с 1 января 2022 года для них регламентировано требование — размещать данные о вакансиях на портале «Работа в России».

Эта информация будет содержать сведения о потребностях в сотрудниках, об условиях их привлечения к работе и наличии свободных мест.

На данный момент Минтруд подготовил проект приказа, предусматривающего формы, по которым нужно будет направлять информацию о потребностях в кадрах.

Журнал учета документации представляет собой реестр. Нужен он для облегчения учета бумаг с разным предназначением и сроками. Все документы, используемые в компании, должны регистрироваться. Под регистрацией и понимается внесение сведений о бумагах в реестр. В журнале отражается эта информация о документе:

• Факт составления бумаги.
• Передача документа в исполнение.

Документы при приёме на работу

1. Поступающий предоставляет оригинал документа об образовании и (или) документа об образовании и о квалификации при поступлении на ОЧНУЮ форму обучения с 14 июня до 15 августа 2021 г.
2. По истечении сроков представления оригиналов документов об образовании и (или) документов об образовании и о квалификации, ректором академии создается приказ о зачислении лиц, рекомендованных приемной комиссией академии к зачислению и представивших оригиналы соответствующих документов. Приложением к приказу о зачислении является пофамильный перечень указанных лиц. Приказ с приложением к нему размещается на следующий рабочий день после издания на информационном стенде приемной комиссии Академии (приемных подкомиссий) и на официальном сайте Академии (филиалов Академии).
3. Правилами приема гарантируется соблюдение права на образование и зачисление из числа поступающих, имеющих соответствующий уровень образования, наиболее способных и подготовленных к освоению образовательной программы лиц.

Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года

До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.

В план проверок в 2021 году могут попасть работодатели с высоким, значительным, средним и умеренным риском.

К сведению: перечни работодателей, чья деятельность отнесена к имеющей значительный или высокий риск, размещены в открытом доступе на сайте Роструда.

Если вы попали в план проверки ГИТ, работы у вас прибавится. Напомним, что ГИТ обязаны контролировать:

• исполнение работодателями законодательства о труде;

• соблюдение процесса расследования и учета несчастных случаев на производстве;

• расчет и выплату заработной платы, льгот, пособий, страховых взносов и т. п.

При проверке инспекторы затребуют:

• организационно-распорядительные документы;

• внутренние локальные акты в которых содержатся нормы трудового права;

• документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности предприятий или предпринимателя;

• трудовые договоры и допсоглашения к ним;

• трудовые книжки;

• приказы по личному составу, личные карточки;

• документы, подтверждающие прохождение медосмотров, если этого требует работа на предприятии;

• документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы, льгот, гарантий, компенсаций, пособий, взносов и т. п.

Для подготовки к проверке вы можете пройти самопроверку на сайте ГИТ.

Также в конце года подведите итоги:

• по квотам рабочих мест для инвалидов;

• по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).

Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить и документы воинского учета для военкомата (местной администрации).

Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые.

Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.

Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2021

Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.

В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).

Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками.

Переход на электронные трудовые книжки: на что обратить внимание работодателям и работникам в 2022 году

В 2022 году в Российской Федерации заработала система электронных трудовых книжек. Посмотрим, что это такое и как переход на новый формат отразится на правах и обязанностях сотрудников и работодателей.

Как выглядит переход на электронную документацию по трудоустройству? Отчеты о деятельности работодателей для ПФР и сотрудников: условия и порядок подачи Каковы права сотрудников, которые перешли на электронные записные книжки или сохранили бумажный формат? Что нужно иметь в виду при переходе на электронные книги трудовой истории

Раньше трудовые книжки были только на бумаге. Сотрудники передавали их работодателю, когда они начинали работу, и работодатель хранил их и делал в них записи о назначениях, увольнениях, переводах и т. Д. Если информация из буклета была необходима, работник просил у работодателя копию. При увольнении работника работодатель возвращал ему трудовую книжку в указанный срок. Специальных отчетов для ПФР по кадровым операциям не было.

Как выглядит сейчас: С 1 января 2022 г., ст. 66.1 ТК РФ и начат переход на электронные регистры занятости. Вся информация о занятости хранится в Пенсионном фонде (ПФР). Там работодатель отправляет электронный отчет по кадровым операциям для каждого сотрудника. Также работник получает электронные выписки: при увольнении и по запросу.

Другими словами, вся информация о найме, увольнении и других операциях, которая раньше хранилась в бумажном виде, теперь будет храниться в электронном виде.

Но бумажные рабочие тетради никуда не денутся. Сотрудники могут использовать их при желании в 2022 году или позже.

С начала 2022 года работодатели обязаны подавать в OFE отчеты по форме SZV-TD (приказ ПФР № 730п от 25 декабря 2019 года). На их основе Пенсионный фонд ведет свою базу данных о профессиональной деятельности.

Если у работодателя до 25 сотрудников, он может подать SZVV-TD в бумажной форме. Если работает более 25 человек, отчет необходимо подавать в электронном виде.

Форма СЗВ-ТД включает:

Информация об организации: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер ПФР; Персональные данные сотрудника: имя и фамилия, СНИЛС; Информация о сотруднике партии: дата, вид мероприятия, должность, порядковый номер, статья ТК РФ.

Кадровое событие – прием на работу, перевод, увольнение или подача работником одного из видов заявлений, указанных в пункте 2 ниже.

Срок подачи SZVV-TD зависит от типа мероприятия для сотрудников (п. 2.5 ст. 11 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

Анкету необходимо подать не позднее следующего рабочего дня:

При приеме на работу сотрудника; Когда вы увольняете сотрудника.

Форма должна быть доставлена ​​до 15 числа следующего месяца:

при переводе сотрудника на другую постоянную работу; при подаче работником заявления о дальнейшем ведении работодателем трудовой книжки; когда сотрудник запрашивает данные о занятости в форме STD-P (подробнее об этом ниже).

Кроме того, работодатели должны до 15 февраля 2022 года представить специальный отчет NWV-TD. Это относится к сотрудникам, нанятым в 2019 году или ранее, которые не выполняли какой-либо служебной деятельности в 2022 году и в январе 2022 года.

Оказывается, оснований для подачи SPV-TD в 2022 и январе 2022 у таких сотрудников не было, а их данные вообще не вносились в электронную базу OFE. Чтобы заполнить пробелы в базе данных OFE, работодатели должны были до 15 февраля 2022 года предоставить отчет SPV-TD, содержащий информацию об этих сотрудниках, по состоянию на 1 января 2022 года.

За нарушение срока подачи формы SPV-TD или предоставление ложной информации ответственные члены совета директоров могут получить предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если вы уже пропустили крайний срок, все равно отправьте отчет как можно скорее.

Если сотрудник решит использовать электронную трудовую книжку, то с этого момента вся информация о его трудовой книжке будет формироваться в базе данных ПФР. Однако работник может получить подтверждение своего трудового стажа и профессионального опыта также в бумажной форме.

В соответствии со ст. 66. 1 ТК РФ работодатель обязан предоставить работникам информацию об истории их трудоустройства по форме СТД-П, утвержденной приказом Минтруда от 20 января 2022 года № 23н, в следующем порядке:

в день прекращения трудовых отношений – в день прекращения трудовых отношений; по запросу сотрудника – в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления.

Форма СТД-П содержит практически те же данные, что и СЗВ-ТД: информация о компании, сотруднике и кадровом событии. Единственная разница – это период, за который собираются данные.

C-SSV-TD должен быть представлен либо сразу после инцидента с персоналом, если это инцидент приема на работу или увольнения, либо в конце месяца во всех других случаях. Следовательно, TDS-TD будет содержать либо последнее кадровое мероприятие, либо информацию за прошедший месяц. Однако форма STD-P должна включать информацию обо всех кадровых событиях, связанных с трудоустройством у данного работодателя.

Работодатели обязаны выдавать форму STD-P только тем сотрудникам, которые перешли на электронную картотеку. Тем, кто еще не перешел на новый формат, все равно необходимо будет подтвердить свой трудовой стаж и опыт работы с бумажной книжкой.

В 2022 году сотрудники смогут выбрать переход на электронную документацию по трудоустройству или ведение бумажной документации. Если работник не подал заявление работодателю до конца 2022 года, считается, что он по умолчанию выбрал ведение бумажной книги учета (п. 2 ст. 2 закона № 439-ФЗ от 16/12 г.). 2019).

Если сотрудник до сих пор вел бумажную книжку трудовых книжек, он может перейти на электронную в любое время, в 2022 году или позже. Для этого необходимо подать заявление действующему работодателю (п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г.).

Работники, которые работали в 2022 году и ранее, но были безработными по состоянию на 31 декабря 2022 года, могут выбрать любой формат своей трудовой книжки. Они сохраняют это право на неопределенный срок. Другими словами, когда они вернутся к работе в 2022 году или позже, они смогут продолжать использовать бумажную книгу записей без ограничения по времени и переключиться на электронную книгу записей в любое время. Но тогда они уже не смогут вернуться к бумажной версии.

Если работник решает перейти на электронную трудовую книжку, работодатель обязан предоставить ему трудовую книжку в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления (письмо Минтруда РФ № 14-2 / В-260 от 13.03.2022 г.).

У сотрудников, впервые выходящих на рынок труда в 2022 году или позже, больше не будет выбора. С 1 января 2022 года новых бумажных блокнотов не будет, поэтому для таких сотрудников останется только электронный формат (п. 8 ст. 2 Закона от 16 декабря 2019 г. No 439-ФЗ).

Сотрудник, перешедший на электронную трудовую книжку, может в любой момент попросить работодателя предоставить его трудовую книжку на бланке STD-P. Работодатель также по умолчанию обязан выдать STD-P в день прекращения трудовых отношений.

Историю трудоустройства также можно получить в Пенсионном фонде. Там он получит заявление на бланке STD-PFR. Он утвержден приказом Минтруда №23н и содержит те же сведения о профессиональной деятельности, что и бланк СТД-П.

Выписка STD-R будет содержать информацию о профессиональной деятельности только одного работодателя, а форма STD-PFR будет содержать всю информацию об этом работнике в базе данных OFE.

Форму СТД-ПФР сотрудник может получить в офисе ПФР, в личном кабинете на сайте фонда или через портал Госуслуги.

Если вы перешли на электронную трудовую книжку и начнете работать в 2022 году или позже, вы должны предоставить работодателю (статья 65 ТК РФ):

Бумажная трудовая книжка, подтверждающая профессиональный опыт и трудовой стаж до перевода в электронный формат; Выписка из STD-P или STD-PFR, которая содержит информацию о вашей истории работы после перехода на электронный рабочий буклет.

Сотрудник, который вел бумажную трудовую книжку, по-прежнему должен предоставить только трудовую книжку для подтверждения трудовой книжки. В этом случае никаких дополнительных сертификатов не требуется.

Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года

Работодатель не обязан вносить изменения в утвержденный график отпусков при приеме новых работников , поскольку такой порядок трудовым законодательством не установлен, а отсутствие таких изменений не может являться основанием для привлечения к административной ответственности.

Напомним, что завершить сбор заявлений о выборе способа ведения нужно было до 31 декабря прошлого года включительно. Работникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки, надо было вернуть ее, а остальным — продолжать вести одновременно с электронной трудовой книжкой (далее — ЭТК).

Правда, в большинстве предприятий малого и среднего бизнеса, где штат не настолько велик, трудовые книжки хранятся просто в сейфе, металлическом противопожарном шкафу или ином месте, способном обеспечить безопасность хранения документов. В таком случае достаточно указания наименования организации, которая ответственна за хранение трудовых книжек.

Новый порядок заверения документов подразумевает указание места хранения подлинника трудовой книжки. Формулировка данной записи приведена в п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2022. Руководствуясь данным пунктом необходимо прописать не только наименование организации-работодателя, но и реквизиты дела, в котором хранится документ.

Порядок выдачи трудовой книжки

При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.

Как сдавать отчет по форме 7-травматизм в 2023 году

Отчет сдают работодатели, даже в том случае, если несчастных случаев и профзаболеваний зарегистрировано не было.

Отчет № 7-травматизм сдают юридические лица (кроме микропредприятий), исключая тех, у кого в ОКВЭД указаны виды:

• финансовой и страховой деятельности;
• деятельности по операциям с недвижимым имуществом;
• государственного управления;
• обеспечения военной безопасности;
• социального обеспечения;
• образования;
• деятельности домашних хозяйств как работодателей, недифференцированной деятельности частных домашних хозяйств по производству товаров и оказанию услуг для собственного потребления, деятельности экстерриториальных организаций и органов.

При отсутствии случаев производственного травматизма и профессиональных заболеваний в отчетном году заполняются строки 17-25.

Срок сдачи. Сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях нужно подать с 20 февраля по 1 марта 2023 года.

Форма сдачи отчета. Отчет № 7-травматизм сдают по форме, приведенной в приложении № 1 к приказу Росстата от 1 июля 2022 года № 485. Учтите, что затраты на мероприятия по охране труда заполняют по данным бухгалтерской отчетности, то есть показывают фактические суммы расходов организации без НДС за отчетный год. Поэтому попросите бухгалтера рядом с цифрой расходов карандашом указать данные без учета НДС.

Какие кадровые документы нужно поправить в 2021 году

До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.

В план проверок в 2021 году могут попасть работодатели с высоким, значительным, средним и умеренным риском.

К сведению: перечни работодателей, чья деятельность отнесена к имеющей значительный или высокий риск, размещены в открытом доступе на сайте Роструда.

Если вы попали в план проверки ГИТ, работы у вас прибавится. Напомним, что ГИТ обязаны контролировать:

• исполнение работодателями законодательства о труде;

• соблюдение процесса расследования и учета несчастных случаев на производстве;

• расчет и выплату заработной платы, льгот, пособий, страховых взносов и т. п.

При проверке инспекторы затребуют:

• организационно-распорядительные документы;

• внутренние локальные акты в которых содержатся нормы трудового права;

• документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности предприятий или предпринимателя;

• трудовые договоры и допсоглашения к ним;

• трудовые книжки;

• приказы по личному составу, личные карточки;

• документы, подтверждающие прохождение медосмотров, если этого требует работа на предприятии;

• документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы, льгот, гарантий, компенсаций, пособий, взносов и т. п.

Для подготовки к проверке вы можете пройти самопроверку на сайте ГИТ.

Также в конце года подведите итоги:

• по квотам рабочих мест для инвалидов;

• по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).

Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить и документы воинского учета для военкомата (местной администрации).

Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые.

Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.

Если в организации нет номенклатуры дел – документа, представляющего собой систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, – или она уже устарела, то составьте новую. Этот документ значительно облегчит подготовку дел к архивному хранению.

Если кому-то из сотрудников придется работать во время новогодних праздников, подготовьте заранее его письменное согласие на работу в праздники и приказ о привлечении к работе в эти дни.

Если в организации пропускной режим, составьте график дежурств и список привлекаемых работников и передайте его на проходную (охраннику или другому лицу).

* * *

Мы перечислили основные мероприятия в кадровом делопроизводстве в конце года. Понятно, что проверить всю кадровую документацию за короткий срок невозможно. В этом плане полезен кадровый аудит, который можно спокойно провести в любое время в течение года. Ну а если он не проводился, придется напряженно поработать. Особенно если ваша организация включена в план проверок на 2021 год. Впрочем, если подготовить четкий план действий и запастись спокойствием, решить все эти задачи будет не так уж сложно. У вас все получится!

На практике проверяющие чаще всего находят значительное количество нарушений в остальных кадровых документах, считающихся не столь важными. Сюда относятся ошибки, которые допускают, когда:

• оформляют внутренние приказы, например, об увольнении или приеме на работу, переводе на другую должность и др;
• составляют штатное расписание, должностные инструкции;
• формируют и ведут график отпусков;
• знакомят работника с локальными нормативными актами в части отсутствия подписей.

Санкции за данные правонарушения определены тоже ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

Похожие записи:

• Отмена договора дарения, дарственной между близкими людьми
• Пособия для многодетных семей: какие льготы и выплаты положены
• Выплаты за третьего ребенка в 2024 году