Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как выбрать онлайн-кассу под 54-ФЗ и не сломать мозг: 6 простых шагов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Решения Cloud созданы для клиента — собственника онлайн-бизнеса. Они позволяют организовать бесперебойную работу магазинов по приему платежей от покупателей, отправки чеков, взаимодействия с ОФД, налоговой службой, системой маркировки и ЕГАИС.
Облачная касса. Что это
Облачная касса — это кассовый аппарат, который стоит в специализированном дата-центре, вы арендуете ее и используете через интернет.
Как работает онлайн-касса интернет-магазина
Основное различие между виртуальной и традиционной контрольно-кассовой техникой — механика передачи фискальных данных в Федеральную налоговую службу. На протяжении долгого времени вся информация накапливалась на ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная, именно в таком порядке), то есть во внутренней памяти аппарата, тогда как сегодня сведения выгружаются через Сеть — и это гораздо удобнее. При этом ретрансляция не осуществляется от каждой торговой точки в налоговую напрямую. В качестве посредника выступает оператор, предоставляющий сервера для хранения всей имеющейся и вновь формируемой отчетности, начиная с данных об открытии и закрытии смен, и заканчивая детализацией по каждой торговой операции.
Стоит отметить, что фискальный накопитель также есть и в ККТ интернет-магазина — касса, в соответствии с 54-ФЗ, хранит сведения о текущих действиях, и автоматически заверяет документы с помощью электронной подписи. Благодаря этому, чеки могут быть отправлены не только ФНС, но и непосредственным покупателям — в течение пяти минут с момента получения денег, через реквизиты, использованные для подтверждения покупки в цифровом виде.
Как налоговая вычисляет тех, кто работает без кассы
Прежде налоговая активно проверяла интернет-магазины: проводились контрольные закупки или изучались данные о выбитых чеках через ОФД. Предприниматель даже не всегда знал, что его проверяли.
В 2023 году на проверки по ККТ действует временный мораторий. Но это вовсе не значит, что налоговая не видит нарушения. В арсенале инспекторов есть разные методы контроля, в том числе профилактические и не предполагающие участия проверяемой компании.
К тому же на интернет-магазин может пожаловаться покупатель. Для этого налоговики разработали приложение «Проверка кассовых чеков». Человек сканирует QR-код, и, если приложение говорит «Чек сформирован правильно» и появляется зелёная галочка, всё ок. Если же в чеке ошибки, приложение скажет: «Чек некорректен, отправить жалобу?» После этого покупатель вбивает адрес магазина или сайта, где он купил товар. Если таких жалоб будет много, предпринимателя могут проконтролировать и в период моратория на проверки.
Большинство проверок, по признанию самих налоговиков, начинались именно из-за жалоб покупателей.
Чеки и доставка товаров
22. Можно ли при доставке товара курьером выдать покупателю только электронный чек?
Нет. Здесь применяется та же норма, что и для обычной торговли. Покупатель имеет право попросить бумажный чек, и интернет-магазин должен суметь его предоставить. У курьера обязательно должна быть при себе касса, так как электронный чек должен быть сформирован на месте расчета. Отправить электронный чек из офиса будет нарушением закона, равно как и напечатать бумажный чек заранее и передать с курьером.
23. Можно ли подключить АТОЛ Онлайн и при помощи специального ПО сделать так, чтобы курьер на месте печатал чеки через мобильный принтер и телефон?
Нет, так как касса должна применяться на месте осуществления расчета, то есть в момент получения денег курьером. Это требование четко прописано в законе.
24. Можно ли использовать модель кассы с обозначением «ФС» для расчетов и в сети интернет, и при выдаче товара в зоне самовывоза?
Нет, нельзя. Касса с обозначением «ФС» не печатает бумажные чеки, а пункт самовывоза – это оффлайн-точка выдачи товара, где покупатель имеет право потребовать не только электронный, но и бумажный чек. Если на оффлайн-точке вы не выдаете покупателю бумажный чек, вы нарушаете закон.
Какова средняя стоимость касс?
Стоимость зависит от множества факторов. Самые простые бюджетные модели могут стоить 5-10 тысяч, а полноценные наборы оборудования стоить сотни тысяч рублей. Все зависит от характеристик и функционала. На стоимость также влияет, входит фискальный регистратор в комплект или нет.
Чем выше производительность устройства, богаче функционал программного обеспечения, если в комплект входят дополнительные функции и сервисы, — все это отражается на количестве денег, которое придется заплатить.
| Вид ККТ | Стоимость, руб. |
| Средний смарт-терминал | от 15 000 |
| Мобильная касса с эквайрингом | от 20 000 |
| Фискальный регистратор простой | от 5000 до 15 000 |
| Средний фискальный регистратор | от 20 000 |
| Автономная кнопочная касса | от 5000 до 13 000 |
| POS система | от 40 000 |
Какие онлайн-кассы подходят для интернет-магазинов
Для работы интернет-магазина подходят самые разные кассы, как облачные, так и физические. Всё зависит от способа оплаты, который применяется в интернет-магазине: только онлайн-платежи на сайте или также расчет в ПВЗ или курьеру при доставке. Сегодня у предпринимателей есть выбор между:
- смарт-терминалами;
- автономными кассами;
- фискальными регистраторами;
- облачными кассами.
Отличие облачной кассы от физической
Первые 3 пункта выше больше подходят для работы в рознице, а облачная создана для приема и фискализации онлайн-платежей — это одна из ее особенностей.
Следующее отличие: в рознице клиенты получают бумажные чеки, за онлайн-покупки отправляются электронные.
Облачную кассу, как правило, берут в аренду, когда физические терминалы покупают (фискальный накопитель надо докупать для любого вида касс по требованию ФНС). Оформляя ККТ в аренду, компания арендодатель помещает устройство в дата-центр. Также предприниматель избавляется от необходимости обслуживать и следить за работоспособностью кассы. Все вопросы по техническому обслуживанию и коммуникацию с банком берет на себя компания.
Преимущества лучших онлайн-касс для ИП
Время не стоит на месте, и если в 2016 году, когда начался процесс перевода кассового обслуживания в онлайн, многие предприниматели не были рады изменениям, то сегодня большинство оценило преимущество ККТ нового поколения. Среди наиболее значимых плюсов онлайн-касс называют следующие:
- минимизация затрат времени на посещение центра технического обслуживания;
- возможность удаленной постановки контрольно-кассовой техники на учет;
- интуитивно понятный интерфейс, упрощающий взаимодействие с ККМ;
- возможность работать с большим количеством товарных позиций;
- доступность личного кабинета с любого устройства, имеющего выход в сеть;
- сбор статистики: время работы сотрудников, количество продаж, возвраты и т.п.
Также следует отметить широкий функционал контрольно-кассовой техники современного образца. Лучшие ККМ для предпринимателей на упрощенке обеспечивают автоматизацию бизнес-процессов, дают возможности вести товарный учет, позволяют работать с закупками, решают множество других задач.
Кто не может использовать облачные кассы?
Основное правило: если покупатель совершает расчёт за товар, услугу в помещении, принадлежащем продавцу на правах собственности или аренды (в офлайн-магазине, офисе, салоне, павильоне, складе) и представитель продавца и клиент контактируют в момент оплаты — необходимо использовать ККТ, зарегистрированную по месту совершения продажи. Клиенту следует выдать бумажный чек или, в случае согласия, направить электронный.
Рассмотрим схожие ситуации, в которых допустимо и недопустимо применение облачных онлайн-касс:
|
Нельзя использовать облачную кассу |
Можно использовать облачную кассу |
|
Покупатель приобретает товары в офлайн-магазине |
Покупатель формирует заказ и оплачивает его в приложении, забирает в магазине |
|
Оплата услуг ЖКХ производится в кассе, расчётном центре или офисе управляющей компании |
Оплата производится с помощью интернет-банкинга или в банкомате |
|
Потребитель получает и оплачивает заказ в пункте выдачи |
Заказ доставил курьер, оплата производится по месту доставки |
|
Пассажир приобретает билет в билетной кассе |
Покупка билета совершается на борту транспортного средства |
Включается ли стоимость фискального накопителя в стоимость услуги облачных касс?
Цена ФН не включается в стоимость аренды облачной ККТ. Несмотря на то, что кассы предоставляются в аренду, в соответствии с Законом 54-ФЗ ФН должен быть приобретен предпринимателем и находиться в его собственности. Вид фискального накопителя зависит от вида деятельности, применяемой системы налогообложения и организационно-правовой формы.
Срок действия ФН составляет 15 или 36 месяцев, а стоимость услуги исчисляется днями, месяцами или количество фискальных документов при почековом тарифе.
Фискальный накопитель приобретается у поставщика услуг, покупка осуществляется дистанционно: предприниматель оплачивает ФН, оператор резервирует его и устанавливает в облачную кассу.
В некоторых сервисах за установку, хранение во время использования и архивное хранение взимается дополнительная плата. В сервисе аренды облачных касс Ferma эти услуги оказываются бесплатно.
Примеры выбора онлайн-кассы для разных видов бизнеса
На нескольких примерах разберём, как ИП выбрать онлайн-кассу с учётом особенностей конкретного бизнеса.
Кофейня, фуд-трак, хлебный киоск. В ассортименте — до 20 наименований. Точка находится на оживлённой улице, иногда образуются очереди.
Для стационарной точки подойдёт смарт-терминал с подключением к электросети и проводным интернетом. Скорость печати чеков — не менее 70 мм в секунду. Нужно, чтобы аппарат был оснащён разъёмами для подключения терминала эквайринга и денежного ящика, в который продавец будет складывать наличные.
Экскурсионный автобус или прогулочный катер. Есть два вида билетов — для взрослых и детей. Кассир принимает оплату при входе в транспорт.
Оптимальное решение — компактная автономная касса со встроенным эквайрингом. Вбивать нужно всего две позиции, поэтому можно обойтись кнопками. Скорость печати может быть минимальной, кассир успеет обилетить всех. Здесь важнее обратить внимание на ёмкость аккумулятора. Время непрерывной работы без подзарядки должно быть не меньше 10–12 часов. Для доступа к интернету кассе нужен встроенный модем.
Магазин постельного белья, одежды, посуды, книг или игрушек. В день продавец обслуживает около 100 покупателей. Ассортимент широкий, более 200 наименований. Есть интернет-магазин с той же линейкой товаров.
Рекомендую использовать смарт-терминал или POS-систему с функцией облачной кассы. В офлайн-магазине он будет выбивать бумажные чеки, а покупателям интернет-магазина — высылать электронные чеки. Для продажи потребительских товаров кассовая программа должна уметь работать с маркировкой. К онлайн-кассе нужно будет подключить сканер для работы со штрихкодами, эквайринговый терминал и денежный ящик. Под них нужны соответствующие разъёмы.
Чек-лист по выбору онлайн-кассы для ИП на УСН
Вот как купить онлайн-кассу, чтобы закрыть все задачи бизнеса и не переплатить за лишние функции.
- Продумать, как вы будете продавать товары и услуги: онлайн или офлайн. Для онлайн-продаж подойдёт облачная касса. Для офлайн-продаж — автономная касса, смарт-терминал или фискальный регистратор, подключённый к ПК. Если вы продаёте и офлайн, и через интернет, арендуйте или купите одну многофункциональную онлайн-кассу, чтобы не тратиться на два устройства.
- Оценить поток клиентов. Чем меньше проходимость точки, тем ниже может быть скорость печати чеков. А разовые платежи можно и вовсе проводить без онлайн-кассы через платёжных агентов, например заключить договор с Почтой России.
- Выбрать модель с подходящим уровнем мобильности. В стационарной точке установите онлайн-кассу с питанием от электросети и встроенным аккумулятором небольшой ёмкости — он поможет продержаться пару часов, если свет отключат. Для выездной торговли понадобится полностью автономная касса с мобильным интернетом и аккумулятором, которого хватит больше чем на 8 часов.
- Проверить функциональность. При выборе онлайн-кассы уточните, есть ли у неё нужные вам функции: умеет ли она считывать код маркировки, какое торговое оборудование к ней можно подключить и с какими системами автоматизации её можно интегрировать.
Какие онлайн кассы подходят для интернет-магазина
Для торговых интернет-площадок можно использовать несколько видов кассовых аппаратов, которые отличаются друг от друга как по цене, так и по функциональности:
- POS-система – устанавливается в пунктах выдачи, куда обращается большое количество клиентов и есть необходимость в дополнительных функциях.
- мобильные модели касс – применяются курьерами интернет-магазина при выезде к покупателям.
- Смарт-терминал – онлайн-касса с сенсорным экраном, с которой очень просто работать. При ведении онлайн-бизнеса такое устройство можно установить в пункте выдачи. Модели, оснащенные аккумулятором, подойдут для курьерской доставки.
- Фискальный накопитель – онлайн-касса, для работы с которой требуется подключение к компьютеру или смартфону, на котором установлена кассовая программа. С помощью такой онлайн-кассы в офисе интернет-магазина можно осуществлять только ограниченное количество кассовых операций.
- Облачная касса – это устройство, которые которое физически находится в дата-центре. Чтобы работать с ним через интернет, необходимо заключить договор с владельцем.
Онлайн-касса для интернет-магазина в 2021 году: нормативная база
Прежде всего, определим, нужна ли онлайн-касса для интернет-магазина в 2021 году в принципе. Есть ряд случаев, когда она не требуется, рассмотрим их ниже.
ККТ не нужна, если интернет-магазин открыт физлицом, не зарегистрированным как ИП (п. 1 ст. 1.2 Закона о ККТ № 54-ФЗ от 22.05.2003). Такое физлицо может полностью законно торговать онлайн, если будет зарегистрировано в качестве «самозанятого» — плательщика НПД (налога на профессиональный доход). Для того, чтобы быть самозанятым, ему нужно соответствовать условиям, указанным в законе о применении НПД № 422-ФЗ от 27.11.2018. Так, если речь идет о продаже самозанятым товаров онлайн, это должны быть товары собственного производства, или имущество, использовавшееся для собственных нужд. Перепродажа товаров или имущественных прав самозанятым запрещена (подп. 2 п. 2 ст. 4 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).
Если интернет-магазин открыт самозанятым ИП, т.е. применяющим НПД, онлайн-касса тоже не требуется (п. 2.2 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). При этом ограничения для ИП на НПД такие же, как для самозанятого физлица, т.е заниматься перепродажей товаров он не может. Если ИП «слетит» с НПД на другой режим, ему придется работать в рамках нижеследующих общих правил, по которым определяется, нужна ли онлайн-касса для интернет-магазина.
По общему правилу, при осуществлении продажи товаров и услуг через интернет ИП и юрлицами онлайн-касса должна применяться вне зависимости от вида реализуемого товара или услуги (п. 5 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Вместе с тем, ИП, не имеющие наемных работников по трудовым договорам, вправе не применять ККТ до 01.07.2021 года (п. 1 ст. 2 Закона от 06.06.2019 № 129-ФЗ):
- при реализации продукции собственного производства;
- при личном выполнении работ, оказании услуг.
Таким образом, независимо от применяемого налогового режима, онлайн-касса для ИП (интернет-магазин у него или обычный — не важно) не нужна до 1 июля 2021 года, если он работает один и продает свою продукцию либо услуги. Но с 01.07.2021, если законодатель не установит иного, ни один интернет-магазин без онлайн-кассы, оформленный на ИП (кроме плательщиков НПД), работать не сможет.