Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как восстановить утраченную трудовую книжку?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если вы столкнулись с утерей трудовой книжки, возникла необходимость восстановления данных о трудовом стаже или информации о зарплате, вам следует обратиться в Федеральное статистическое управление Федеральной службы по статистике (Росстат).
Обратитесь в отдел кадров своей организации.
Чтобы эффективно решить проблему утери трудовой книжки, следует следовать следующим шагам:
- Сообщите о случившемся. Незамедлительно обратитесь в отдел кадров и сообщите о утере трудовой книжки. У вас должны быть достаточно веские основания, чтобы обвинить работодателя в этой ситуации.
- Попросите официальное подтверждение. Отдел кадров должен оформить соответствующий документ, который подтвердит факт утери вашей трудовой книжки по вине работодателя.
- Заполните заявление на восстановление трудовой книжки. Специалисты отдела кадров подготовят необходимые документы для восстановления вашей трудовой книжки.
- Станьте в очередь. После заполнения заявления, вам придется ждать своей очереди на восстановление трудовой книжки. Скорость процесса может зависеть от загруженности отдела кадров.
- Получите восстановленную трудовую книжку. По истечении определенного срока ожидания вам будет предоставлена восстановленная трудовая книжка.
Когда вы обращаетесь в отдел кадров для восстановления трудовой книжки, важно иметь все необходимые документы и доказательства, чтобы подтвердить свои претензии к работодателю. Также следует помнить, что процесс восстановления может занять некоторое время, поэтому стоит быть терпеливым и следить за ходом рассмотрения вашего заявления.
Какие сроки восстановления трудовой книжки
Если трудовая книжка утеряна, пострадала из-за стихийного бедствия или других обстоятельств, то ее можно восстановить. Кто может восстановить трудовую книжку и в каких сроках?
Восстановление трудовой книжки осуществляется по заявлению того работника, у которого произошла потеря документа.
Для восстановления трудовой книжки нужно обратиться в организацию, где ранее работал человек. В этом случае заявление на выдачу дубликата трудовой книжки вносятся на основании записи о выдаче первоначальной книжки.
В сроки восстановления трудовой книжки влияют различные факторы, например, загруженность организации, где будет оформляться заявление, наличие недостающих документов и т.д. Обычно процедура занимает от нескольких дней до 1-2 месяцев.
Документы, необходимые для восстановления трудовой книжки:
- Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки;
- Копия документа, удостоверяющего личность;
- Документ, подтверждающий факт утери или повреждения трудовой книжки;
- Документы, подтверждающие работы в различных организациях (трудовые договоры, выписки из трудовых книжек).
Массовая утрата трудовых книжек
Утрата трудовой книжки является проблемой, которая может затронуть множество работников. Какие существуют способы, чтобы восстановить информацию из утерянных трудовых книжек или получить электронную выписку?
Для получения электронной выписки о трудовой деятельности работником можно воспользоваться специальным видом книжки – электронной трудовой книжкой (ЭТК). Она имеет те же функции, что и обычная бумажная трудовая книжка.
Для получения электронной трудовой книжки можно обратиться в МФЦ или заказать ее через электронную систему «Госуслуг». Сайт «Госуслуг» предоставляет личный кабинет каждому гражданину, где можно получить информацию обо всех своих трудовых книжках и выписках.
Какие еще способы есть для получения выписки из трудовой книжки при ее утере? Можно обратиться в свой последний работодатель с просьбой о предоставлении дубликата книжки или выписки, если они ее ведут в электронном виде.
Если работодатель не хранит трудовую книжку в электронном виде или она утеряна, можно обратиться в бухгалтерию предприятия и попытаться получить копию или выписку из архива.
Если у вас нет возможности обратиться в предыдущие места работы или работодатели не имеют информации об электронной трудовой книжке, то можно заказать копию книжки у Министерства труда и социального развития Российской Федерации или обратиться в Государственную инспекцию труда по месту жительства.
Через МФЦ или Государственную инспекцию труда можно также оформить заявление на формирование электронной выписки из трудовой книжки.
Какой способ выбрать, чтобы получить выписку из трудовой книжки или электронную трудовую книжку? Это зависит от различных факторов, таких как доступность разных организаций, наличие подтверждающих документов и другие индивидуальные обстоятельства.
Как восстановить трудовую книжку через работодателя
Обращаться за восстановлением документа надо к последнему работодателю. Для оформления дубликата нанимателю работником направляется письменное заявление, после чего в 15-тидневный срок производится восстановление документа.
Что делать, если утеряна трудовая книжка – пошаговый алгоритм действий:
1. По последнему месту работы направляется заявление об оформлении дубликата трудовой с указанием причин ее утраты и просьбой выдать дубликат.
2. В новом бланке книжки работодатель делает надпись «Дубликат».
3. Далее на титульный лист вписывается актуальная информация о работнике.
4. Отражается суммарный трудовой стаж у предыдущих работодателей без разбивки по местам работы.
5. На следующей стадии начинается заполнение данных о работе у всех работодателей. Информация берется из имеющихся подтверждающих документов – архивных справок, оригиналов выписок из приказов о приеме и увольнении, их заверенных копий. Все записи вносятся в хронологической последовательности. Если по каким-либо периодам документы отсутствуют, сведения о них в книжку не вносят.
Когда утеря трудовой книжки произошла в результате чрезвычайной ситуации (экологическая или техногенная катастрофа, стихийное бедствие и др.), и это был не единичный факт, а речь идет о массовой утрате документов, восстановление трудовой производится на основании акта специальной комиссии. Комиссия формируется органами исполнительной власти региона, она рассматривает все имеющиеся в распоряжении работников и работодателей документы, а также свидетельские показания минимум двоих бывших сослуживцев, по которым можно восстановить сведения о стаже.
Как восстановить трудовую книжку при утере, если последний наниматель ликвидирован? В этом случае есть несколько вариантов:
- если у компании есть правопреемник, обратиться к нему;
- данные можно получить в архиве, где хранятся документы ликвидированного предприятия, направив письменный запрос;
- в ситуации, когда в архиве сведений нет, восстановление трудовой книжки при утере возможно только через суд – в ходе разбирательства надо предъявить все имеющиеся у физического лица документальные подтверждения о периодах и местах трудоустройства (копии приказов, трудовые договоры и т.п.), рассматриваются также свидетельские показания бывших коллег.
Восстановление ТК работодателем, требуемые документы
Трудовая книжка может быть утеряна по нескольким причинам. Вот основные:
- ТК потерял работник.
- Документ потерял отдел кадров предприятия, где работает сотрудник.
- Утеря произошла в государственной организации, например, в Пенсионном фонде.
- Книжка пришла в негодность в результате неумелых действий какого-либо лица или при форс-мажоре.
Если документ теряется в результате стихийных бедствий, то восстановление в таком случае выполняется по упрощенной схеме.
Если человек работает в организации, то восстановление производит работодатель. Несмотря на то, что книжка хранится на предприятии, но работник имеет право взять ее во временное пользование для выполнения своих дел. Чаще всего именно в этот момент и происходит утеря. Работник должен сразу уведомить об этом руководство и написать заявление. Оно пишется на имя генерального директора с просьбой сделать дубликат.
Если это первое или единственное место работы, то процедура упрощается:
- Работник покупает бланк, при условии, что утеря произошла по его вине, и отдает его в отдел кадров.
- Кадровик заполняет бланк с личными данными и ставит в правом верхнем углу отметку о дубликате.
- В документ вносится информация, которая обычно записывается в книжках.
- Сюда же заполняется информация о награждениях и поощрениях, если они имели место и подтверждены необходимыми документами.
- Если человек продолжает работать на предприятии, то организация не ставит печать на трудовой книжке — сделать это можно только после увольнения.
Можно ли получить дубликат при трудоустройстве
Если при оформлении на работу выяснится, что потерял трудовую книжку новый сотрудник компании, он может попросить оформить дубликат. Однако необходимость оформления такого документа текущим нанимателем под вопросом.
В ст. 65 ТК РФ предписывается выдать по письменному обращению работника новую трудовую книжку. Действующий порядок оформления (утв. Приказом № 320н) предполагает обращение за дубликатом к компании, внесшей в нее последнюю запись. В результате среди специалистов принято считать, что новый наниматель не обязан вносить в новую трудовую книжку сведения о предыдущем стаже.
В разъяснениях Роструда указано, что при предоставлении вновь принятым сотрудником документов о стаже у предыдущих работодателей, наниматель должен сделать в новой трудовой книжке соответствующую запись (письмо от 30.04.2008 № 1026-6). При этом он указывает такие сведения суммарно за весь период (количество лет, месяцев, дней) без детализации по предшествующим местам работы.
Однако работодатель может пойти навстречу сотруднику и отразить в новой трудовой книжке, на основании представленных ему документов, развернутую информацию о стаже до трудоустройства к нему.
Как подтвердить предыдущие периоды работы
Для восстановления сведений о стаже и внесения в дубликат данных о предыдущих местах работы, трудящийся должен предоставить оформленные в соответствии с требованиями законодательства документы.
Способы получения доказательств занятости у прежних нанимателей:
- Обойти все компании, где он трудился до последнего места работы, написать там заявление по установленной форме. В качестве документов ему могут быть предоставлены заверенные надлежащим образом выписки из приказов о приеме, увольнении, награждениях, переводах, копии трудовых договоров, ведомостей на выдачу зарплаты. С этими документами он обращается за восстановлением трудовой книжки в связи с ее утратой.
- Сделать запрос в ПФР для получения выписки о стаже по индивидуальному лицевому счету. Для этого можно подать заявление через сайт Госуслуг, приемную ПФ или личный кабинет на его сайте, через МФЦ.
Тонкости оформления дубликата трудовой
При получении дубликата утерянной книжки необходимо заполнять ее с полным соблюдением требований законодательства. Во-первых, все записи должны быть полными, то есть не иметь никаких сокращений. Вносить их следует в хронологической последовательности. Кроме того, недопустимы никакие грамматические и пунктуационные ошибки.
Все записи должны быть сделаны ручкой с фиолетовыми или темно-синими чернилами. Печати организаций, поставленные в книжке, должны быть четкими, чтобы можно было различить надписи. Ну и естественно, мы живем в России, поэтому все записи должны быть на русском языке. И самое главное — помните, что трудовая книжка и Пенсионный Фонд неразрывно связаны, поэтому внимательно следите за своими документами, если не желаете проблем при выходе на пенсию.
Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки
Непосредственно правилами ведения трудовых книжек форма заявления о восстановлении трудовой книжки не предусмотрена, но, так как от правильности этого заявления зависит реакция работодателя, мы приведем образец такого заявления и отметим некоторые особенности его составления и вручения.
Итак:
В соответствии с действующими правилами дубликат трудовой книжки должен быть выдан работодателем по последнему месту работы.
О том, что последним работодателем являлся именно ООО «Компакт» говорит первый абзац приведенного заявления.
Второй абзац содержит в себе основание обращения за дубликатом трудовой книжки – утеря, кража, приведение в негодность.
Причем, если утрата трудовой книжки ничем подтверждаться не должна, да и не может, в случае порчи трудовой книжки целесообразно будет эту испорченную книжку приложить к заявлению, отметив, естественно, факт передачи испорченной трудовой книжки в тексте заявления.
Восстановление при наличии копии из трудовой
Эти случаи встречаются нечасто, но все же происходят: когда трудовая книжка утеряна, но копия из нее осталась на руках. Однако далеко не во всех случаях копии бывают заверенными нотариально.
Разумеется, если нотариус заверил документ, то это однозначно имеет юридическую силу, так как каждый нотариус не заверяет копии без представления оригинала. Все страницы проходят через копировальный автомат, а после на каждой страничке оставляет свою подпись нотариус и проставляет штамп. В этом случае нет разницы государственный это нотариус или частный. Это лишь значительно облегчает процедуру восстановления. Это полностью исключить необходимость обращения в ПФР.
Незаверенная копия не может стать основанием для оформления дублирующего документа.
Если трудовую книжку потерял работник
Если работник сам потерял трудовую книжку, то он должен обратиться к своему последнему работодателю, написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. Дубликат трудовой книжки ему обязаны предоставить в течение 15 дней с даты подачи заявления. Если сотрудник работал только в этой организации и нигде больше, то все записи в трудовой книжке можно восстановить по документам, которые находятся в бухгалтерии или в отделе кадров. На новом бланке трудовой книжки в правом верхнем углу первой страницы делается надпись «Дубликат», далее указываются все сведения о работнике.
Основаниями для восстановленных сведений являются:
- документ, удостоверяющий личность (паспорт, военный билет, водительские права и т.д.);
- документ об образовании (аттестат, диплом; студенческий билет и т.д.);
- документ, подтверждающий профессию (свидетельство, сертификат, аттестат и т.д.);
- документы, подтверждающие сведения о работе (трудовой договор, приказы, личная карточка и т.д.);
- сведения о награждениях и поощрениях (приказы, распоряжения и т.д.).
Если сотрудник работал также и в других организациях, то в новой трудовой книжке сначала вносится информация об общем трудовом стаже, если есть документы, которые это могут подтвердить. Например, «общий стаж работы составляет 10 лет 4 месяца 1 день». Указывается название нынешней организации, и вносятся записи о работе в ней – прием, переводы и т.д. на основании имеющихся документов. К таким документам можно отнести:
- трудовой договор, дополнительные соглашения к нему;
- приказы;
- личная карточка;
- прочие документы.
Если документы, на основании которых вносятся сведения в дубликат, поступили из других организаций, то они должны быть заверены.
Если организация, в которой сотрудник работал, ликвидирована, то со своей проблемой придется идти в архив. Источником информации в таком случае будут либо заверенные документы, полученные в архиве либо архивные справки. Для получения необходимой информации в архиве, нужно сделать туда запрос. Для запроса необходимо написать заявление. Заявление пишется в произвольной форме.
Обратитесь в пенсионный фонд.
Если трудовая книжка утеряна, то для решения проблемы необходимо обратиться в Пенсионный фонд. Пенсионный фонд — это специализированный орган, который ведет учет и выплачивает пенсии гражданам Российской Федерации.
Для восстановления трудовой книжки необходимо обратиться в ближайшее отделение Пенсионного фонда по месту регистрации. При подаче заявления необходимо предъявить паспорт со всеми имеющимися документами, подтверждающими трудовую деятельность: трудовым договором, справкой о доходах, справкой об обучении или прохождении военной службы.
При подаче заявления в Пенсионный фонд могут потребоваться дополнительные документы и сведения, например, копия свидетельства о рождении для подтверждения личности или смены фамилии в случае вступления в брак или развода.
После того как вы представите все необходимые документы и заполните форму заявления на восстановление трудовой книжки, Пенсионный фонд приступит к обработке вашего запроса. Вы должны быть готовы к тому, что восстановление трудовой книжки может занять некоторое время.